- קליטה מסודרת אומרת שהעובד מגיע ליום הראשון למחשב מוכן, עם משתמש, מייל והרשאות לפי התפקיד.
- עזיבה מסודרת אומרת שהגישה נחסמת באותו יום, והמידע של העובד עובר למי שממשיך.
- ב-Microsoft 365, חשבון שנמחק לא נשמר לנצח. קודם מעבירים את המידע, ואז מוחקים.
- צ'קליסט קבוע, אחד לקליטה ואחד לעזיבה, חוסך טעויות ושכחה.
עובד חדש מתחיל ביום ראשון, ובשמונה וחצי בבוקר מתברר שאין לו מחשב, אין לו מייל, והוא לא יכול להיכנס לתיקיות של הצוות. או להפך: עובד עזב לפני חודש, ומישהו שם לב שהוא עדיין מקבל את המיילים של הלקוחות. שני המצבים נפוצים, ושניהם נמנעים עם רשימה פשוטה. הנה הצ'קליסט שאנחנו ממליצים עליו למנהלות ומנהלי משרד.
לפני שהעובד מגיע: קליטה
שבוע לפני
- ציוד: מחשב נייח או נייד, מסך, מקלדת, עכבר ואוזניות לפי הצורך. אם צריך להזמין, זה הזמן.
- רישוי: לוודא שיש רישיון פנוי ל-Microsoft 365 ולתוכנות הייעודיות של התפקיד.
- הרשאות: לקבל מהמנהל הישיר רשימה של מה העובד צריך: אילו תיקיות, אילו מערכות, אילו קבוצות מייל.
יום-יומיים לפני
- להקים משתמש ומייל בפורמט האחיד של העסק.
- להגדיר אימות דו-שלבי כבר בהקמה, ולא "אחר כך".
- להכין את המחשב: עדכונים, הגנה, תוכנות, חיבור למדפסות ולתיקיות המשותפות.
- להוסיף לקבוצות המתאימות (מייל, Teams, תיקיות), לפי התפקיד ולא "כמו כולם".
ביום הראשון
- להעביר לעובד הדרכה קצרה: איך נכנסים, איפה שומרים קבצים, איך פונים לתמיכה.
- להזכיר את כללי היסוד של אבטחת מידע: לא לשתף סיסמאות, לאמת בטלפון בקשות כספיות חריגות, לדווח על מייל חשוד. הרחבנו על זה במדריך אבטחת מידע לעסק קטן.
כשעובד עוזב: עזיבה
עזיבה היא הרגע שבו הכי קל לשכוח משהו, והשכחה הזו יכולה לעלות ביוקר. מומלץ לתאם מראש עם ספק ה-IT את המועד המדויק.
ביום העזיבה
- לחסום את הכניסה לחשבון (ולא למחוק אותו עדיין).
- להחליף סיסמאות משותפות שהעובד הכיר: Wi-Fi, מערכות משותפות, חשבונות ספקים.
- לאסוף ציוד: מחשב, טלפון, כרטיסי כניסה, מפתחות.
- לנתק מכשירים אישיים שהיו מחוברים למייל העסקי, במידת האפשר.
בימים שאחרי
- להעביר את המייל: להגדיר מענה אוטומטי או העברה למי שממשיך, כדי שלקוחות לא ייפלו בין הכיסאות.
- להעביר קבצים: מ-OneDrive של העובד למיקום משותף או לממשיך.
- רק אחרי שהמידע הועבר ונבדק, לשחרר את הרישיון ולמחוק את החשבון. חשוב לדעת: ב-Microsoft 365 חשבון שנמחק נשמר לתקופה מוגבלת בלבד, ואחריה המידע שלו נמחק. פירטנו את זה במאמר האם Microsoft מגבה את המיילים והקבצים שלכם.
טיפ: תבנית קבועה לכל תפקיד
אם יש בעסק כמה תפקידים חוזרים (מזכירות, הנהלת חשבונות, מכירות), כדאי להגדיר לכל אחד "חבילה" קבועה של הרשאות ותוכנות. כך כל קליטה מהירה יותר, ופחות סביר שמישהו יקבל גישה שהוא לא צריך.
השורה התחתונה
קליטה ועזיבה הם תהליכים קטנים שחוזרים על עצמם, ולכן הם המקום המושלם לצ'קליסט. תדפיסו את הרשימה הזו, התאימו אותה לעסק, ובקשו מספק ה-IT לעבוד לפיה.
איך ש.מ מחשבים יכולה לעזור
כחלק מאחזקת מחשבים לעסקים אנחנו מטפלים בקליטה ובעזיבה של עובדים מקצה לקצה: אספקת ציוד, הקמת משתמש והרשאות, ובעזיבה חסימה, העברת מידע ושחרור רישיונות. אתם שולחים הודעה, אנחנו דואגים לשאר.