- המדריך הזה מיועד לעסקים שכבר הבינו שצריך גיבוי נפרד ל-Microsoft 365, ועכשיו צריכים לבחור פתרון.
- בהסכם השירותים של Microsoft יש המלצה מפורשת לגבות באופן קבוע את התוכן והמידע. Microsoft עצמה מציעה שירות גיבוי נפרד בתשלום, Microsoft 365 Backup.
- בוחרים לפי 8 קריטריונים: כיסוי, תדירות, תקופת שמירה, הפרדה, אבטחת הגישה לגיבוי, שחזור, ניטור, ומה קורה כשעובד עוזב.
- הקריטריון החשוב מכולם: שחזור שנבדק בפועל, ולא רק גיבוי שרץ.
אם אתם עדיין לא בטוחים שצריך גיבוי, התחילו מהמאמר האם Microsoft מגבה את המיילים והקבצים שלכם?. שם מוסבר מה Microsoft 365 שומר, לכמה זמן, ואיפה נמצאים החורים. המדריך הזה מתחיל בנקודה שבה ההחלטה כבר התקבלה: צריך גיבוי, ועכשיו צריך לבחור אותו נכון.
למה הבחירה חשובה
על הנייר, כל פתרונות הגיבוי ל-Microsoft 365 נשמעים דומים: "מגבה מייל, OneDrive, SharePoint ו-Teams". ההבדלים מתגלים ביום שצריך לשחזר: אם תיבה משותפת לא נכללה, אם אפשר לחזור רק כמה שבועות אחורה, או אם מי שפרץ לחשבון המנהל יכול למחוק גם את הגיבוי.
בהסכם השירותים של Microsoft (Microsoft Services Agreement) יש המלצה למשתמשים לגבות באופן קבוע את התוכן שהם מאחסנים בשירותים. כלומר, האחריות על המידע נשארת אצל העסק. הבחירה של כלי הגיבוי היא החלק שלכם באחריות הזו.
8 הקריטריונים
1. כיסוי: מה בדיוק מגובה
ודאו שהגיבוי כולל את כל מה שהעסק משתמש בו:
- Exchange Online: מיילים, יומנים ואנשי קשר. וגם תיבות משותפות, כמו office@ או billing@, שקל לשכוח.
- OneDrive של כל העובדים.
- SharePoint: אתרים וספריות מסמכים.
- Teams: הקבצים שמשותפים בערוצים שמורים בפועל ב-SharePoint וב-OneDrive. שאלו גם מה קורה עם ההודעות בצ'אטים ובערוצים.
שאלה חשובה נוספת: האם משתמש חדש או אתר SharePoint חדש נכנסים לגיבוי אוטומטית, או שמישהו צריך לזכור להוסיף אותם?
2. תדירות: כל כמה זמן נוצרת נקודת שחזור
אם הגיבוי רץ פעם ביום ותקלה קרתה בצהריים, העבודה של הבוקר עלולה ללכת לאיבוד. שאלו כמה פעמים ביום נוצרת נקודת שחזור, והאם אפשר לבחור את נקודת הזמן בעת שחזור.
3. תקופת שמירה: כמה זמן אחורה אפשר לחזור
זה הפער המרכזי מול הכלים המובנים, שנועדו בעיקר לטעויות שמתגלות מהר. החליטו לפי העסק: כמה זמן אחורה סביר שתצטרכו לחזור? משרד שמטפל בתיקים לאורך שנים צריך תקופה ארוכה יותר מעסק שעובד בעיקר על פרויקטים קצרים. בדקו גם אם יש מגבלה או תוספת עלות לתקופות ארוכות.
4. הפרדה: איפה הגיבוי יושב, ומי יכול למחוק אותו
גיבוי טוב לא תלוי באותן הרשאות כמו המקור. שאלו:
- האם הגיבוי נשמר מחוץ לסביבת Microsoft 365 הרגילה של העסק, או בתוכה?
- אם חשבון מנהל אצלכם נפרץ, האם התוקף יכול למחוק או לשנות גם את הגיבוי?
- האם יש הגנה מפני מחיקה של נקודות שחזור, לתקופה מוגדרת?
5. אבטחת הגישה לכלי הגיבוי
כלי הגיבוי מחזיק עותק של כל המידע של העסק, ולכן הגישה אליו חייבת להיות מוגנת לפחות כמו המייל. ודאו שיש אימות דו-שלבי לכניסה לממשק, שמספר האנשים עם הרשאות ניהול קטן, ושיש תיעוד של מי שחזר מה ומתי.
6. שחזור: מה אפשר להחזיר, לאן, וכמה מהר
בקשו לראות שחזור, לא רק לשמוע עליו:
- מייל בודד, קובץ בודד, תיקייה, תיבה שלמה או אתר SharePoint שלם.
- חיפוש בתוך הגיבוי לפי שולח, נושא, שם קובץ או תאריך.
- שחזור למקום המקורי, או למיקום אחר בלי לדרוס את המצב הנוכחי.
- שחזור של כמות גדולה בבת אחת, למשל אחרי כופרה. איך בודקים שחזור.
7. ניטור ודוחות: מי יודע כשמשהו לא עובד
גיבוי יכול להיכשל בשקט: סיסמה שהשתנתה, הרשאה שבוטלה, או תיבה שנוספה ולא נכללה. שאלו מי מקבל התראה על כשל, תוך כמה זמן מישהו מטפל בה, והאם אפשר לראות דוח שמראה מה גובה בפועל.
8. עובדים שעוזבים
זה המקום שבו עסקים מפסידים מידע הכי הרבה. שאלו מה קורה לגיבוי של משתמש אחרי שמוחקים את החשבון או משחררים את הרישיון, וכמה זמן הגיבוי שלו נשמר. את התשובה כדאי לשלב בנוהל עזיבת עובד.
Microsoft 365 Backup או פתרון של ספק אחר: מה להשוות
Microsoft מציעה היום שירות גיבוי משלה, Microsoft 365 Backup, כשירות נפרד בתשלום. יש גם פתרונות גיבוי של ספקים אחרים. אין תשובה אחת שמתאימה לכולם. השוו בין האפשרויות לפי אותם 8 קריטריונים, ובמיוחד:
לפני שבוחרים: מיפוי של שעה
לפני שמשווים כלים, כדאי לרשום:
- כמה משתמשים יש, וכמה תיבות משותפות.
- אילו אתרי SharePoint וצוותי Teams פעילים.
- אילו סוגי מידע צריך לשמור לאורך זמן, ולכמה זמן.
- מי אצלכם יאשר שחזור, ולמי פונים כשצריך.
עם הרשימה הזו קל הרבה יותר לבדוק אם פתרון מסוים באמת מכסה את העסק.
אחרי שבוחרים: 4 צעדים להפעלה נכונה
- גיבוי ראשון מלא, ובדיקה שכל המשתמשים, התיבות המשותפות והאתרים נכללו.
- שחזור ניסיון: מייל אחד, קובץ אחד ותיבה אחת, כבר בשבוע הראשון.
- הגדרת התראות לאדם מסוים, לא לתיבה שאף אחד לא קורא.
- בדיקה תקופתית: שחזור קטן אחת לכמה חודשים, ועדכון הרשימה כשמשהו משתנה.
טעויות נפוצות בבחירה
- בחירה לפי מחיר בלבד, בלי לבדוק תקופת שמירה ושחזור.
- שכחה של תיבות משותפות ו-Teams.
- גיבוי שמנוהל מאותו חשבון מנהל שמנהל את Microsoft 365, בלי הגנה נוספת.
- אף אחד לא בודק שחזור, עד היום שבו צריך אותו.
הגיבוי של Microsoft 365 הוא חלק מתמונה רחבה יותר. ראו את כלל 3-2-1 כדי לבדוק שגם השרתים והמחשבים במשרד מכוסים.
שאלות נפוצות
איך יודעים שבכלל צריך גיבוי נפרד ל-Microsoft 365?
אם העסק תלוי במייל ובקבצים בענן, התשובה כמעט תמיד כן. ההסבר המלא נמצא במאמר האם Microsoft מגבה את המיילים והקבצים שלכם?.
מה עדיף: Microsoft 365 Backup או פתרון של ספק אחר?
תלוי בצרכים: תקופת שמירה, סוג השחזור, איפה נשמר הגיבוי ואיך מחושבת העלות. חשוב יותר שיהיה גיבוי שנבדק בשחזור מאשר איזה כלי נבחר.
צריך לגבות גם את Teams?
כן. הקבצים של Teams שמורים בפועל ב-SharePoint וב-OneDrive, ולכן גיבוי שמכסה אותם חשוב במיוחד. כדאי לשאול גם מה הכלי עושה עם הודעות.
כמה זמן אחורה הגיבוי צריך לשמור?
לפי העסק. חשבו כמה זמן אחרי אירוע סביר שתגלו אותו, ומה הדרישות המקצועיות או החוזיות שלכם לשמירת מסמכים ותכתובות.
אפשר לנהל את הגיבוי בעצמנו?
אפשר, אבל צריך מישהו שמקבל את ההתראות, מטפל בכשלים ובודק שחזור באופן קבוע. אם אין מי שעושה את זה, גיבוי מנוהל הוא בדרך כלל בחירה בטוחה יותר.
מדיניות שמירה (Retention) יכולה להחליף גיבוי?
לא. היא נועדה בעיקר לשמירת מידע לצורכי ציות, ולא לשחזור מהיר ונוח של מצב קודם. היא יכולה להשלים גיבוי, לא להחליף אותו.
איך ש.מ מחשבים יכולה לעזור
אנחנו מגדירים לעסקים גיבוי מנוהל ל-Microsoft 365: מייל, OneDrive, SharePoint ו-Teams. אנחנו גם בודקים שחזור באופן תקופתי. פרטים בעמוד גיבוי בענן לעסקים ובעמוד Microsoft 365 לעסקים. רוצים לבדוק מה מגובה אצלכם היום? אפשר לבקש את צ'קליסט הגיבוי לעסק.