- לעסקים עד 300 משתמשים יש שלוש תוכניות עיקריות: Business Basic, Business Standard ו-Business Premium. מעל 300 משתמשים עוברים לתוכניות Enterprise.
- Basic: מייל עסקי, OneDrive, Teams ותוכנות Office בדפדפן ובנייד בלבד.
- Standard: כל מה שיש ב-Basic, ובנוסף תוכנות Office המלאות למחשב.
- Premium: כל מה שיש ב-Standard, ובנוסף שכבת אבטחה וניהול מכשירים: Defender for Business, Intune ו-Conditional Access.
- לא חייבים לתת לכולם את אותה תוכנית. אפשר לשלב תוכניות שונות באותו ארגון.
"איזה רישיון של Microsoft אנחנו צריכים?" היא אחת השאלות הנפוצות ביותר שאנחנו מקבלים. התשובה הקצרה: זה תלוי במה שהעובדים עושים ובכמה חשוב לכם לנהל ולהגן על המכשירים. התשובה הארוכה נמצאת במדריך הזה. נעבור על ההבדלים בין התוכניות, נראה למי כל אחת מתאימה, ונסביר את הטעויות הנפוצות שעולות לעסקים כסף מיותר או משאירות אותם חשופים.
שימו לב: Microsoft מעדכנת מדי פעם את שמות התוכניות, את התכולה ואת המחירים. המדריך מתאר את המבנה הכללי. לפני רכישה כדאי לבדוק את המצב העדכני מול ספק ה-IT או באתר של Microsoft.
קודם כול: Office 365 או Microsoft 365?
בתוכניות לעסקים קטנים, אותו דבר בשם חדש. ב-2020 Microsoft שינתה את שמות התוכניות העסקיות מ-Office 365 ל-Microsoft 365. בתוכניות Enterprise עדיין יש גם תוכניות בשם Office 365, עם תכולה אחרת. עדיין תשמעו את שני השמות, וגם תראו את Office 365 בחשבוניות ישנות. מבחינת העסק, הכוונה היא לאותה חבילה: מייל עסקי, אחסון קבצים בענן, Teams ותוכנות Office.
שלוש התוכניות העסקיות, בשפה פשוטה
Microsoft 365 Business Basic
התוכנית הבסיסית. כוללת מייל עסקי על הדומיין שלכם (Exchange Online), אחסון קבצים אישי ב-OneDrive, אתרי SharePoint לקבצים משותפים, Teams לצ'אט ולפגישות, ותוכנות Word, Excel ו-PowerPoint בדפדפן ובאפליקציות לנייד בלבד.
מתאימה ל: עובדים שעיקר העבודה שלהם היא מייל, יומן וצפייה במסמכים. למשל אנשי שטח, עובדי קבלה או עובדים שעובדים במערכת ייעודית ומשתמשים ב-Office מעט. מתאימה גם לעסקים שכבר יש להם רישיונות Office קבועים למחשב.
חשוב לדעת: אין כאן תוכנות Office מותקנות במחשב. עובד שצריך Excel מלא עם מאקרו, או Outlook מותקן, ירגיש את החסר מהר מאוד.
Microsoft 365 Business Standard
כל מה שיש ב-Basic, ובנוסף תוכנות Office המלאות למחשב: Word, Excel, PowerPoint, Outlook ו-OneNote, וגם Access במחשבי Windows. כל משתמש יכול להתקין את התוכנות על עד 5 מחשבים (PC או Mac), 5 טאבלטים ו-5 טלפונים.
מתאימה ל: רוב עובדי המשרד. מי שכותב מסמכים, עובד עם גיליונות, מכין מצגות ומשתמש ב-Outlook כל היום.
חשוב לדעת: מבחינת אבטחה, Standard ו-Basic דומות. שתיהן כוללות את הגנות הדואר המובנות ואת Security defaults, שמפעילה אימות דו-שלבי לכל המשתמשים. אבל אין בהן ניהול מתקדם של מכשירים או הגנת תחנות קצה.
Microsoft 365 Business Premium
כל מה שיש ב-Standard, ובנוסף שכבת אבטחה וניהול:
- Microsoft Defender for Business: הגנה על תחנות הקצה (המחשבים) מפני קוד זדוני וכופרה, עם זיהוי התנהגות חשודה.
- Defender for Office 365 Plan 1: הגנה מתקדמת יותר על הדואר, כולל בדיקת קישורים וקבצים מצורפים.
- Microsoft Intune: ניהול המחשבים והטלפונים של העובדים. אפשר לאכוף הצפנה, עדכונים וסיסמת מסך, ולמחוק מידע עסקי ממכשיר שאבד.
- Entra ID P1 ו-Conditional Access: כללי כניסה חכמים, למשל לדרוש אימות נוסף מחוץ למשרד, או לחסום כניסה ממכשיר שאינו מנוהל.
- כלי הגנה על מידע (Microsoft Purview), כמו סיווג מסמכים רגישים ומניעת דליפת מידע.
מתאימה ל: עסקים שמחזיקים מידע רגיש, כמו משרדי עורכי דין, רואי חשבון וקליניקות, עסקים עם עובדים שעובדים מהבית או מהנייד, ועסקים שרוצים לנהל את האבטחה ממקום אחד.
טבלת השוואה מקוצרת
מה עם Teams?
מאז 2024 Microsoft מוכרת את התוכניות העסקיות בשתי גרסאות: עם Teams ובלי Teams. הגרסה בלי Teams זולה יותר, ואפשר לרכוש Teams בנפרד. ברוב העסקים שמשתמשים ב-Teams לפגישות ולצ'אט, הגרסה עם Teams פשוטה ומשתלמת יותר. אם העסק עובד עם כלי אחר, כמו Zoom או Google Meet, כדאי לבדוק את הגרסה בלי Teams.
אפשר לשלב תוכניות
אחת הטעויות הנפוצות היא לקנות לכולם את אותה תוכנית. בפועל, אפשר לשלב:
- Premium להנהלה, לכספים ולמי שעובד עם מידע רגיש.
- Standard לשאר עובדי המשרד.
- Basic לעובדי שטח או לעובדים שמשתמשים במחשב מעט.
חשוב רק לזכור שכלי האבטחה של Premium מגינים על מי שיש לו רישיון Premium. אם רוצים מדיניות אחידה לכל הארגון, למשל Conditional Access לכולם, צריך לתכנן את התמהיל בהתאם.
חמש טעויות נפוצות ברישוי
- לשלם על רישיונות של עובדים שעזבו. עובד עזב, אבל הרישיון ממשיך להתחדש. כדאי לעבור על רשימת המשתמשים פעם ברבעון, ולהקפיד על נוהל עזיבה מסודר.
- לקנות Standard לכולם "ליתר ביטחון". אם חלק מהעובדים לא צריכים Office מלא, אפשר לחסוך.
- לחשוב ש-Premium "זה רק למחשבים". ב-Premium נמצאים כלים שיכולים לחסוך הוצאה על תוכנות אבטחה נפרדות. כדאי לבדוק מה כבר קיים לפני שקונים עוד כלי.
- לא להפעיל את מה שכבר שילמתם עליו. רישיון Premium בלי הגדרה של Intune, Defender ו-Conditional Access הוא בעיקר הוצאה. הערך מגיע מההגדרה.
- לחשוב שהרישיון כולל גיבוי. Microsoft 365 שומר מידע שנמחק לתקופה מוגבלת, אבל זה לא גיבוי עצמאי. הרחבנו על זה במאמר האם Microsoft מגבה את המיילים והקבצים שלכם?.
איך מחליטים: שלוש שאלות
- האם העובד צריך Office מותקן במחשב? אם כן, Standard לפחות.
- האם העסק מחזיק מידע רגיש, או שעובדים עובדים מחוץ למשרד? אם כן, שווה לבדוק ברצינות את Premium.
- מי ינהל את ההגדרות? כלי אבטחה שלא הוגדרו לא מגינים. כדאי שיהיה מי שאחראי עליהם, בתוך העסק או אצל ספק IT שמנהל את Microsoft 365.
מעבר בין תוכניות
אפשר לשדרג תוכנית בכל שלב, ולרוב בלי השבתה ובלי להעביר מידע. לגבי הורדה לתוכנית זולה יותר או ביטול רישיונות, התנאים תלויים בסוג המנוי (חודשי או שנתי) ובערוץ הרכישה. לכן כדאי לבדוק אותם לפני שמתחייבים.
אם אתם עוד לא ב-Microsoft 365 ושוקלים לעבור, קראו גם את המדריך למעבר ל-Microsoft 365 בעסק.
שאלות נפוצות
מה ההבדל העיקרי בין Business Standard ל-Business Premium?
שתיהן כוללות את תוכנות Office המלאות. Premium מוסיפה שכבת אבטחה וניהול: הגנה על המחשבים (Defender for Business), ניהול מכשירים (Intune), כללי כניסה חכמים (Conditional Access) והגנה מתקדמת יותר על הדואר.
כמה משתמשים אפשר לרשום בתוכניות העסקיות?
עד 300 משתמשים בסך הכול, בכל התוכניות העסקיות יחד. מעל זה עוברים לתוכניות Enterprise.
אפשר לתת לעובדים שונים תוכניות שונות?
כן. אפשר לשלב Basic, Standard ו-Premium באותו ארגון, לפי מה שכל עובד צריך.
Business Basic מספיקה לעסק קטן?
לעובדים שעובדים בעיקר עם מייל ומסמכים בדפדפן, היא יכולה להספיק. מי שצריך Outlook או Excel מותקנים במחשב יצטרך Standard לפחות.
Microsoft 365 כולל גיבוי?
לא במובן המלא. יש סל מחזור ואפשרויות שחזור לתקופה מוגבלת, אבל מומלץ גיבוי נפרד. הסברנו את זה במאמר על גיבוי Microsoft 365.
צריך את Teams?
אם העסק משתמש ב-Teams לפגישות ולצ'אט, כדאי לבחור בגרסה עם Teams. אם לא, אפשר לבדוק את הגרסה בלי Teams, שהיא זולה יותר.
מי מגדיר את כלי האבטחה של Premium?
בדרך כלל ספק ה-IT או איש ה-IT של העסק. בלי הגדרה, חלק גדול מהערך של Premium לא מנוצל.
איך ש.מ מחשבים יכולה לעזור
אנחנו עוזרים לעסקים לבחור את תמהיל הרישוי הנכון, מקימים ומעבירים ל-Microsoft 365, ומנהלים את המערכת באופן שוטף: משתמשים, רישוי, אבטחה וגיבוי. פרטים בעמוד Microsoft 365 לעסקים. רוצים שנעבור יחד על הרישוי הקיים? השאירו פרטים לשיחת ייעוץ קצרה.