האם Microsoft מגבה את המיילים והקבצים שלכם?

דמיינו: מנהלת המשרד מחפשת הצעת מחיר ששלח עובד ללקוח לפני ארבעה חודשים. העובד כבר עזב, החשבון שלו נמחק, והמייל לא נמצא בשום מקום. "אבל אנחנו ב-Microsoft 365, הכול בענן, לא?"

זו הנחה מאוד נפוצה, והיא נכונה רק בחלקה. Microsoft 365 שומר לא מעט, אבל לא לתמיד ולא בכל מצב. במאמר הזה נעבור, בשפה פשוטה, על מה Microsoft באמת שומרת, לכמה זמן, איפה נמצאים החורים ואיך סוגרים אותם. כל נתון על Microsoft 365 כאן לקוח מהתיעוד הרשמי של Microsoft, והקישורים מופיעים בסוף.

על מה Microsoft אחראית, ועל מה אתם

Microsoft עובדת לפי מודל אחריות משותפת. בתיעוד שלה מופיעה טבלה פשוטה: בשירותים כמו Microsoft 365, Microsoft אחראית למרכזי הנתונים, לשרתים ולרשת. המידע עצמו, החשבונות וההרשאות נשארים באחריות הלקוח, בכל סוג של שירות ענן.

בפועל, Exchange Online (שירות המייל של Microsoft 365) שומר כל תיבת דואר בכמה עותקים, במרכזי נתונים נפרדים. אם שרת אצל Microsoft נופל, המייל שלכם ממשיך לעבוד. זו זמינות, וזה חשוב. אבל העותקים האלה משקפים את המצב הנוכחי של התיבה: מה שנמחק אצלכם, נמחק גם בהם.

Microsoft כותבת זאת במפורש: ב-Exchange Online אין גיבוי מסורתי של תיבות דואר, כלומר אין דרך להחזיר תיבה למצב שבו הייתה בנקודת זמן מסוימת. שחזור לנקודת זמן מוגדר אצלה "מחוץ לתחום השירות", ולצד זה היא מציינת שקיימים לכך פתרונות של צד שלישי.

מה Microsoft 365 כן שומר, ולכמה זמן

נראה הרבה, ובמקרים יומיומיים זה באמת עוזר. הבעיה היא מה שקורה כשמגלים את התקלה באיחור, או כשהיא גדולה יותר ממייל אחד.

מחיקה בטעות: הספירה מתחילה מיד

מייל שנמחק עובר קודם ל"פריטים שנמחקו". כשמרוקנים את התיקייה, או מוחקים עם Shift+Delete, הוא עובר לאזור מוסתר. משם עדיין אפשר לשחזר אותו, אבל רק 14 יום כברירת מחדל, ולכל היותר 30 יום. ועוד פרט שכדאי להכיר: תיקייה שיצרתם בעצמכם ונמחקה עם Shift+Delete נמחקת לצמיתות. את המיילים שבתוכה עוד אפשר לשחזר לתקופה הזו, אבל את מבנה התיקיות כבר לא.

בקבצים המצב טוב יותר, אבל עדיין מוגבל. סל המחזור של SharePoint שומר פריטים 93 יום מרגע המחיקה, ואז הם נמחקים לצמיתות. ולפי Microsoft, קובץ שנמחק לצמיתות מסל המחזור של OneDrive "לא ניתן לשחזר לעולם".

כלומר, אם רואת החשבון מבקשת מסמך שנמחק לפני חצי שנה, ייתכן מאוד שאין ממה לשחזר.

היסטוריית גרסאות: מצוינת לטעויות קטנות

היסטוריית גרסאות שומרת מצבים קודמים של כל קובץ. ב-Microsoft 365 היא מופעלת כברירת מחדל בספריות חדשות, ושומרת עד 500 גרסאות. זה מציל כששמרו בטעות על הגרסה הנכונה של קובץ אקסל.

אבל יש לה שתי מגבלות. ראשית, כשמוחקים קובץ, נמחקות איתו גם כל הגרסאות שלו. שנית, גרסאות שחורגות מהמגבלה שהוגדרה לספרייה נמחקות לצמיתות, בלי לעבור בסל המחזור.

כופרה ו-OneDrive: הסנכרון עובד גם נגדכם

כופרה היא נוזקה שמצפינה קבצים ודורשת כופר. כשתיקיות במחשב מסונכרנות ל-OneDrive, הסנכרון לא מבחין בין עריכה רגילה לבין הצפנה זדונית, וכך הגרסאות המוצפנות עולות לענן.

ל-Microsoft יש לכך כלי: שחזור OneDrive לנקודת זמן, שמבטל פעולות שבוצעו על קבצים ותיקיות ב-30 הימים האחרונים. זה כלי טוב, אבל הוא עובד על ה-OneDrive של משתמש אחד, ומוגבל ל-30 יום. ספריות SharePoint ו-Teams משוחזרות בנפרד. ואם ההצפנה התגלתה רק אחרי חודש וחצי, החלון כבר נסגר.

עובד שעזב: 30 יום, ואז זה נגמר

זה המקרה שבו עסקים נופלים הכי הרבה. לפי Microsoft, אחרי שמוחקים חשבון של עובד, התוכן ב-Outlook וב-OneDrive שלו נשמר 30 יום. במהלך התקופה הזו אפשר לשחזר את החשבון, ואחריה המייל נמחק לצמיתות. גם הסרת רישיון בלבד מפעילה ספירה של 30 יום למייל, לאנשי הקשר וליומן.

כדי שתיבה של עובד שעזב תישמר לאורך זמן, צריך להחיל עליה מדיניות שמירה או החזקה לפני שמוחקים את החשבון. אחרת היא לא תהפוך לתיבה "לא פעילה" שנשמרת. זה צעד שקל לפספס כשעובד עוזב ביום שישי בצהריים.

מדיניות שמירה (Retention) היא לא גיבוי

ב-Microsoft 365 אפשר להגדיר מדיניות שמירה, שמונעת מחיקה סופית של מיילים וקבצים לתקופה שתקבעו. Microsoft מתארת אותה ככלי לעמידה בדרישות רגולציה ולניהול מחזור החיים של מידע.

ההבדל מגיבוי מהותי. המדיניות שומרת עותקים במקומות מוסתרים בתוך אותו חשבון Microsoft 365, ואותה מדיניות יכולה גם להיות מוגדרת למחוק תוכן בסוף התקופה. כדי לשלוף ממנה פריט, מנהל מערכת מחפש אותו בכלי חיפוש ייעודיים. זה לא "תחזירו לי את התיקייה כפי שהייתה ביום שלישי".

הסימן הכי ברור לכך שמדובר בשני דברים שונים: Microsoft עצמה מוכרת היום שירות נפרד בשם Microsoft 365 Backup, בתשלום לפי נפח, וכותבת בתיעוד שלו שמדיניות השמירה לא משפיעה על חלון השחזור של הגיבוי.

איך גיבוי חיצוני כמו Acronis סוגר את הפער

גיבוי חיצוני (Cloud-to-Cloud) מעתיק באופן אוטומטי את המיילים, ה-OneDrive וה-SharePoint לענן של ספק גיבוי אחר, ושומר נקודות שחזור לאורך זמן. Acronis Cyber Protect Cloud, למשל, מגבה תיבות Exchange Online, OneDrive, SharePoint ו-Teams. מה זה פותר בפועל?

• עותק נפרד. כשהגיבוי נשמר בענן של Acronis, הוא לא יושב באותה סביבה ובאותן הרשאות כמו המקור.
• תקופת שמירה שאתם קובעים, ולא 14, 30 או 93 יום שנקבעו מראש.
• שחזור נקודתי או מלא: מייל בודד, קובץ מצורף, תיקייה, אתר SharePoint או תיבה שלמה, מנקודת זמן שתבחרו. אפשר גם לחפש בתוך הגיבוי לפי שולח, נושא או תאריך.
• ניטור והתראות, כך שמישהו יודע כשגיבוי לא רץ, ולא מגלה את זה ביום השחזור.

איך בוחרים פתרון כזה, ומה בודקים לפני שמחליטים? ראו את 8 הקריטריונים לבחירת גיבוי ל-Microsoft 365.

חשוב לדייק: גיבוי חיצוני לא מחליף את הכלים של Microsoft. סל המחזור והיסטוריית הגרסאות נשארים הדרך המהירה לטעויות של היום. הגיבוי הוא קו ההגנה למקרים שהם לא מכסים.

5 שאלות לבדוק מול ספק ה-IT שלכם

1. יש לנו גיבוי נפרד ל-Microsoft 365? ומה בדיוק הוא כולל: מיילים, OneDrive, SharePoint, Teams?
2. איפה הגיבוי נשמר? האם הוא מחוץ לחשבון Microsoft 365 שלנו, ומוגן גם אם חשבון מנהל אצלנו נפרץ?
3. כמה זמן אחורה אפשר לחזור? אם נגלה מחר שמייל נמחק לפני חצי שנה, אפשר להחזיר אותו?
4. מה הנוהל כשעובד עוזב? מה קורה לתיבה ול-OneDrive שלו לפני שמוחקים את החשבון או משחררים את הרישיון?
5. מתי בפעם האחרונה שוחזר בפועל מייל או קובץ מהגיבוי? ולמי פונים כשצריך שחזור?

תרגיל של עשר דקות: בחרו מייל חשוב מלפני חודשיים, ובקשו מספק ה-IT להראות לכם מאיפה הוא היה משוחזר אם היה נמחק היום. התשובה תגיד לכם הרבה.

איך ש.מ מחשבים יכולה לעזור

ש.מ מחשבים מספקת שירותי מחשוב לעסקים קטנים ובינוניים, ומגבה את הלקוחות שלה, כולל Microsoft 365, עם Acronis Cyber Protect Cloud.

וכשצריך מייל או קובץ בחזרה, יש כתובת אחת: פונים אלינו, ואנחנו משחזרים אותו בשבילכם.

לא בטוחים מה מגובה אצלכם היום? דברו איתנו ונעבור יחד על מה שמגובה היום ועל מה שחסר.

מקורות (תיעוד רשמי של Microsoft)

1. Microsoft Learn, Shared responsibility in the cloud: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
2. Microsoft Learn, Back up email in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/back-up-email
3. Microsoft Learn, Recoverable Items folder in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
4. Microsoft Support, Restore items in the recycle bin that were deleted from SharePoint or Teams: https://support.microsoft.com/en-us/office/restore-items-in-the-recycle-bin-that-were-deleted-from-sharepoint-or-teams-6df466b6-55f2-4898-8d6e-c0dff851a0be
5. Microsoft Support, Restore files deleted from your OneDrive: https://support.microsoft.com/en-us/office/restore-deleted-files-or-folders-in-onedrive-949ada80-0026-4db3-a953-c99083e6a84f
6. Microsoft Support, Restore your OneDrive: https://support.microsoft.com/en-us/office/restore-your-onedrive-fa231298-759d-41cf-bcd0-25ac53eb8a15
7. Microsoft Support, How versioning works in lists and libraries: https://support.microsoft.com/en-us/office/how-does-versioning-work-in-a-sharepoint-document-library-0f6cd105-974f-44a4-aadb-43ac5bdfd247
8. Microsoft Learn, Version history limits for document library and OneDrive: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/document-library-version-history-limits
9. Microsoft Learn, Remove a former employee: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee
10. Microsoft Learn, OneDrive retention and deletion: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/retention-and-deletion
11. Microsoft Learn, Learn about inactive mailboxes: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/inactive-mailboxes-in-office-365
12. Microsoft Learn, Learn about retention policies and retention labels: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/retention
13. Microsoft Learn, Overview of Microsoft 365 Backup: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/backup/backup-overview
14. Microsoft Support, How to detect ransomware and recover files using OneDrive: https://support.microsoft.com/en-us/office/ransomware-detection-and-recovering-your-files-0d90ec50-6bfd-40f4-acc7-b8c12c73637f

שירותים שקשורים למאמר

מאמרים נוספים שכדאי לקרוא

• איך בוחרים גיבוי ל-Microsoft 365: 8 קריטריונים לפני שמחליטים
• בדיקת שחזור: איך יודעים שהגיבוי של העסק באמת עובד
• גיבוי בענן לעסקים: המדריך המלא לבעלי עסקים ומנהלי משרד