- איש IT פנימי נותן נוכחות קבועה והיכרות עמוקה, אבל הוא אדם אחד, עם ימי חופש, מחלה ותחומי מומחיות מוגבלים.
- מחלקת IT חיצונית (מיקור חוץ, שירותי מחשוב מנוהלים) נותנת צוות עם מגוון התמחויות, רציפות והיקף שאפשר להגדיל או להקטין.
- בעסקים קטנים ובינוניים, הרבה פעמים החיצוני מתאים יותר. בעסקים גדולים יותר, נפוץ שילוב: איש IT בבית וספק חיצוני שתומך בו.
- בכל מודל, מה שחשוב באמת הוא: מי אחראי, מה מתועד, ומה קורה כשמישהו לא זמין.
בשלב מסוים, כמעט כל עסק שגדל שואל את עצמו: להעסיק איש IT, או לעבוד עם חברת מחשוב חיצונית? התשובה תלויה בגודל העסק, במורכבות המערכות ובמה שהעסק צריך ביום-יום. במדריך הזה נעבור על היתרונות והחסרונות של כל מודל, בלי מספרים מומצאים, כדי שתוכלו להחליט.
איש IT פנימי: מה מקבלים
היתרונות:
- נמצא במשרד, מכיר את העובדים ואת התרבות של העסק.
- זמין מיד לבעיות קטנות, בלי לפתוח קריאה.
- יכול לקחת על עצמו גם משימות שאינן IT טהור.
החסרונות:
- אדם אחד: כשהוא בחופשה, חולה או עוזב, הידע יוצא איתו, במיוחד אם לא תועד.
- מומחיות מוגבלת: קשה למצוא אדם אחד שמומחה גם בתמיכה, גם ברשתות, גם באבטחת מידע, גם ב-Microsoft 365 וגם בגיבוי.
- עלות קבועה של שכר, הכשרה וכלים, גם בחודשים שקטים.
מחלקת IT חיצונית: מה מקבלים
היתרונות:
- צוות, לא אדם אחד: יש מי שמחליף כשאחד מהצוות לא זמין, וכל תחום מקבל את מי שמכיר אותו.
- רציפות: הידע על המערכות מתועד אצל הספק ולא תלוי באדם אחד.
- גמישות: אפשר להגדיל או לצמצם את השירות לפי שינויים בעסק.
- כלים ותהליכים לניטור, תחזוקה מונעת, גיבוי ואבטחה, שקשה לבנות לבד.
החסרונות:
- לא יושבים במשרד כל יום. רוב התמיכה נעשית מרחוק, וטכנאי מגיע כשצריך.
- צריך לבחור ספק טוב. ספק לא מתאים יכול להיות גרוע יותר מאיש IT בינוני.
מודל משולב
בעסקים עם צוות גדול יותר, או עם מערכות מורכבות, נפוץ לשלב: איש IT פנימי מטפל ביומיום ובקשר עם העובדים, והספק החיצוני אחראי על התשתיות, האבטחה, הגיבוי ופרויקטים, ומחליף אותו כשהוא לא זמין. כך מקבלים גם נוכחות וגם עומק.
חמש שאלות שיעזרו להחליט
- כמה עמדות ומערכות יש בעסק, וכמה פניות IT יש בשבוע רגיל?
- מה קורה היום כשמשהו נופל ומי שאחראי לא זמין?
- מי אחראי היום על גיבוי, עדכונים ואבטחה, ואיך יודעים שזה נעשה?
- האם הידע על המערכות מתועד, או שהוא בראש של אדם אחד?
- לאן העסק הולך בשנה-שנתיים הקרובות: גיוס, סניף נוסף, מעבר לענן?
מה לבדוק אצל ספק חיצוני
- מי מטפל בכם בפועל: מנהל תיק קבוע או מוקד משתנה.
- מה כלול בשירות, ומה נחשב עבודה נוספת.
- איך פותחים קריאה, ואיך מתעדכנים.
- מה קורה עם הסיסמאות והתיעוד אם נפרדים.
- האם יש ניסיון עם עסקים בגודל ובתחום שלכם.
הרחבנו על זה במדריך: איך לבחור חברת מחשוב לעסק, ועל ההבדל בין מודלי תשלום באחזקה חודשית או תשלום לפי קריאה.
השורה התחתונה
אין מודל אחד נכון לכל עסק. מה שחשוב הוא שתהיה אחריות ברורה, ידע מתועד ומישהו זמין כשצריך. לעסקים קטנים ובינוניים, מחלקת IT חיצונית היא הרבה פעמים הדרך הפשוטה להשיג את שלושתם.
איך ש.מ מחשבים יכולה לעזור
אנחנו משמשים כמחלקת ה-IT החיצונית של עסקים, בשירותי מחשוב לעסקים שכוללים תמיכה מרחוק ובשטח, Microsoft 365, אבטחת מידע וגיבויים, עם מנהל תיק אישי. אפשר להתחיל בשיחה קצרה.