Microsoft 365 לעסקים הוא כבר לא "חבילת אופיס". הוא התשתית שעליה העסק שלכם עובד: מייל, קבצים, שיתוף פעולה, הרשאות וניהול מכשירים. הבעיה היא שרוב העסקים הקטנים משלמים על החבילה ומשתמשים בה כמו בתיבת מייל בלבד. ש.מ מחשבים מקימה, מעבירה ומנהלת סביבות 365 לעסקים מחדרה ועד גדרה מאז 2003, עם מעל 200 לקוחות עסקיים.
שתי נקודות שחשוב לדעת: ראשית, אתם כנראה כבר מחזיקים כלים שאתם לא מפעילים. שנית, ואת זה הרבה מגלים מאוחר מדי, רישיון זה לא גיבוי. מיקרוסופט אחראית לתשתית שלה, לא לתוכן שנמחק אצלכם.
מה 365 כולל בפועל, ומה נשאר לא מנוצל
כשעסק מקבל 365 בלי הקמה מסודרת, הוא מקבל מייל ושתי אפליקציות. כל השאר יושב שם ומחכה. הנה מה שבאמת נמצא בקופסה:
מייל עסקי מנוהל
מייל על הדומיין שלכם, עם סינון ספאם, חתימות אחידות וגישה זהה ממחשב, נייד ודפדפן.
קבצים בענן
OneDrive לקבצים אישיים ו-SharePoint לתיקיות המשותפות של העסק, עם היסטוריית גרסאות.
Teams לתקשורת פנימית
צ'אט, שיחות ופגישות במקום מיילים פנימיים וקבוצות וואטסאפ שמתערבבות עם הפרטי.
שליטה ואבטחה
ניהול משתמשים והרשאות, אימות דו-שלבי, ובמסלולים המתקדמים גם ניהול מכשירים והגנה מתקדמת.
מעבר ל-365 בלי לאבד מייל אחד
הגירה ל-365 היא הרגע הרגיש. עוברים מספק מייל ישן, מ-Gmail או משרת מקומי שהגיע לסוף חייו. והחשש תמיד זהה: שהמיילים הישנים יעלמו ושהעסק יעמוד יום. עם תכנון נכון זה פשוט לא קורה.
- מיפוי לפני שנוגעים. כמה תיבות יש, מה גודלן, מי משתמש במה, ומי מנהל את הדומיין ורשומות ה-DNS.
- הקמת הסביבה החדשה במקביל. משתמשים, קבוצות, הרשאות ומדיניות אבטחה. הכול מוכן לפני שמישהו מרגיש שינוי.
- העתקת התוכן. מיילים, תיקיות, אנשי קשר ויומנים עוברים אל התיבות החדשות, כולל היסטוריה.
- החלפת ניתוב הדואר. מבצעים בזמן מתוכנן, בדרך כלל מחוץ לשעות העומס, ומוודאים שדואר נכנס ויוצא תקין.
- ליווי בימים הראשונים. הגדרת מחשבים וטלפונים, וסגירת שאלות דרך תמיכה מרחוק תוך דקות.
בחירת מסלול רישוי: לפי צורך, לא לפי הרגל
כאן נוצר הבזבוז הנפוץ ביותר: רישיונות שנשארו לעובדים שעזבו, מסלול גבוה לכולם "ליתר ביטחון", או להפך, מסלול בסיסי לכולם ואז גילוי שחסר משהו קריטי.
| סוג המשתמש | מה בדרך כלל מתאים לו |
|---|---|
| עובד שעובד רק בדפדפן | מסלול בסיסי (Business Basic): מייל, קבצים ו-Teams, בלי התקנת אופיס במחשב |
| עובד משרדי קבוע | מסלול סטנדרטי (Business Standard): כולל אפליקציות אופיס מותקנות |
| הנהלה, כספים וגישה למידע רגיש | מסלול מתקדם (Business Premium): שכבות אבטחה וניהול מכשירים נוספות |
אנחנו עוברים איתכם על רשימת המשתמשים, מתאימים לכל אחד את מה שהוא צריך ומנקים רישיונות מיותרים. זה חלק שוטף מאחזקת מחשבים לעסקים, לא פרויקט חד-פעמי. הצוות משתנה כל הזמן.
OneDrive ו-SharePoint במקום כונן הרשת
הרבה עסקים עדיין נשענים על "הכונן המשותף": תיקייה על מחשב במשרד או על שרת ישן. זה עובד עד היום שמישהו צריך קובץ מהבית, או עד שהדיסק נופל.
המעבר ל-SharePoint מסדר את זה: תיקיות העסק יושבות בענן, נגישות מכל מקום, עם הרשאות לפי מחלקה ותפקיד וגרסאות קודמות שנשמרות. חשוב לעשות את זה נכון, עם מבנה תיקיות מתוכנן והרשאות מוגדרות מראש, ולא העתקה גורפת של הבלגן הישן לענן.
אבטחה, כניסת עובדים ועזיבתם
תיבת מייל עסקית היא יעד מבוקש לתקיפה, כי דרכה עוברים כספים והתכתבויות עם ספקים. שלוש פעולות נותנות את מרבית ההגנה: אימות דו-שלבי לכל המשתמשים, הרשאות לפי הצורך האמיתי, וניטור כניסות חריגות. את כל אלה אנחנו מגדירים כחלק מאבטחת מידע לעסקים.
לא פחות חשוב הנוהל האנושי. עובד חדש מקבל משתמש, מייל, הרשאות ומחשב מוגדר לפני היום הראשון. עובד שעוזב, הגישה נחסמת מיד, התיבה עוברת למי שממשיך את התפקיד, והקבצים נשארים בעסק. בלי זה, חשבונות של אנשים שכבר לא כאן נשארים פתוחים חודשים.
רישיון זה לא גיבוי
זו הנקודה שהכי חשוב להפנים. מיקרוסופט מתחייבת שהשירות יעבוד ושהמידע לא ילך לאיבוד בגלל תקלה אצלה. היא לא אחראית למחיקה בטעות, למחיקה מכוונת של עובד ממורמר, לכופר שהצפין קבצים או לתיבה שנמחקה עם המשתמש. סל המיחזור מחזיק תקופה מוגבלת, ואחריה נגמר.
לכן כל סביבת 365 שאנחנו מנהלים מקבלת גיבוי בענן נפרד ועצמאי: מיילים, OneDrive ו-SharePoint נשמרים במקום שאינו תלוי בחשבון עצמו, וניתנים לשחזור נקודתי. וכן, אנחנו בודקים שהשחזור באמת עובד, לא רק שהגיבוי "רץ".
רוצים לדעת מה יש לכם ב-365 ומה לא מנוצל? שיחה קצרה מספיקה לנו כדי לראות את התמונה.
שאלות נפוצות על Microsoft 365 לעסקים
אנחנו כבר עובדים עם 365. מה בכלל יש לשפר?
ברוב המקרים אנחנו מוצאים את אותם דברים: אין אימות דו-שלבי, הקבצים עדיין יושבים על מחשב במשרד במקום ב-SharePoint, יש רישיונות לעובדים שעזבו, ואין גיבוי נפרד. אלה שינויים שנעשים בלי להפריע לעבודה השוטפת.
המעבר ל-365 יגרום לנו להשבתה?
לא אמור. הסביבה החדשה מוקמת במקביל לישנה, התוכן מועתק מראש, והשלב היחיד שדורש תזמון הוא החלפת ניתוב הדואר, בדרך כלל מחוץ לשעות העבודה. בבוקר שאחרי פשוט ממשיכים לעבוד.
המיילים הישנים שלנו יעברו?
כן. בהגירה מסודרת עוברים המיילים, התיקיות, אנשי הקשר והיומנים. אנחנו ממפים מראש את המקור והנפח כדי לוודא שהכול מגיע ליעד, ובודקים מול המשתמשים אחרי המעבר.
איזה מסלול רישוי מתאים לנו?
זה תלוי במה שכל עובד באמת עושה: מי צריך אפליקציות אופיס מותקנות, מי מסתפק בדפדפן, ומי מחזיק מידע רגיש שדורש שכבות אבטחה נוספות. אנחנו עוברים על רשימת המשתמשים ומתאימים לכל אחד את המסלול הנכון, במקום מסלול אחיד לכולם.
אם הכול בענן, למה אנחנו צריכים גיבוי?
כי הענן מגן מפני תקלת חומרה, לא מפני טעות אנוש או תקיפה. קובץ שנמחק, תיבה שהוסרה עם עובד או כופר שהצפין תיקיות משותפות. כל אלה באחריותכם. גיבוי נפרד מאפשר לחזור לנקודת זמן קודמת גם אחרי שסל המיחזור התרוקן.
אתם גם מטפלים בשוטף אחרי ההקמה?
כן, וזה בדרך כלל החלק החשוב. אנחנו מנהלים משתמשים, רישוי, הרשאות ואבטחה לאורך זמן, קולטים עובדים חדשים וסוגרים גישות של עוזבים. אפשר להתחיל בשיחה קצרה.